WORKFLOW

WORKFLOW


Definicion:

Concepto que se aplica a la gestión informática automatizada de los diferentes procesos que ha de seguir un documento dentro de una organización. Por ejemplo, en el caso de facturas de proveedores, un workflow permitiría con tan solo digitalizar cada factura, que éstas se enviasen de forma automática a la persona o personas encargadas de su revisión y aprobación, se devolviesen si no se aprueban a quien se encargue de su reclamación, se enviasen si se aprueban a la persona que gestiona los pagos, y se archivase cuando se haya realizado todo el proceso.

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Caracteristicas:

Se pueden distinguir tres tipos de actividad:

Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo.

Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final.

Actividades de coordinación.

Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información

Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos

Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan

Facilitar la movilidad del personal

Soportar procesos de reingeniería de negocio

Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución

VENTAJAS

Según los procesos de negocio que implantemos en la empresa los beneficios de los flujos de trabajo pueden ser:

• Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatización de muchos procesos de negocio.
• Mejora del control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo.
• Mejor atención y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes.
• Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades empresariales.
• Optimización de la circulación de información interna con clientes y proveedores.
• Integración de procesos empresariales.

Los sistemas de Workflow o de flujo de trabajo, también conocidos como BPMS (Business Process Management Systems / Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio) tienen el objetivo de acercar personas, procesos y máquinas, ahorrando tiempo y acelerando la realización del trabajo.
Facilitan también la automatización de los flujos de trabajo entre procesos, pudiendo integrar estos en la empresa de acuerdo a unas estrategias concretas. 

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Ejemplo de Workflow: Un flujo de trabajo de una empresa

Veamos cómo un importante laboratorio farmacéutico ubicado en Barcelona se beneficia del Sistema de Workflow en sus procesos de negocio. 
Esta empresa, cuya oficina principal se encuentra en el centro de Barcelona, posee varios locales y dos centros de producción en el extrarradio de la ciudad. 

El laboratorio subcontrata tres empresas para la fabricación de ciertos componentes de su gama de productos y dos empresas externas para la limpieza de sus instalaciones y el servicio de seguridad. 

Como es de esperar, el laboratorio tiene una gran variedad de procesos de negocio y producción, que abarcan desde flujos de trabajos manuales y sencillos hasta procesos de negocios complejos e interrelacionados. Algunos únicamente se describen como procedimientos de trabajo manuales, pero la gran mayoría se definen de manera centralizada en su motor de Workflow, automatizando al máximo su ejecución y control. 

Vamos a centrarnos en un ejemplo simplificado, partiendo de un pedido proveniente de un mayorista. 

A este laboratorio entran documentos de muy diverso tipo; sobre todo en papel, por lo que lo primero que debe hacer la empresa es digitalizar toda la información que le llegue y capturar los datos importantes, para así almacenarlos y archivarlos en un formato capaz de ser leído por otros programas. Para poder permitir una gestión controlada, cada ubicación escanea los documentos localmente, extrae información predefinida y se almacena en la base de datos central de su motor de Workflow. 

No queremos decir que haya que digitalizar toda la documentación de la empresa, tanto interna como externa, sino que deben/pueden digitalizarse únicamente la información necesaria, para su posterior gestión, automatización y optimización permitiendo así un seguimiento completo de su flujo de trabajo. 

En nuestro caso, el formulario de pedido está estandarizado y, al digitalizarlo, se puede extraer automáticamente la información necesaria, así como el número de mayorista, los productos y las cantidades pedidas. A este mayorista se le envía la mercancía los martes y jueves de cada semana. Hoy es lunes. 

1. El sistema de Workflow consulta las existencias en el stock. 
   A los productos que hay en almacén les resta los pedidos y los marca como reservados para este cliente.
2. A continuación la aplicación envía un email al departamento de envío de mercancías. Este, por su parte, procesa el envío consultando los productos marcados para este mayorista, genera el albarán automáticamente y prepara el envío para el martes. La lectura de los códigos de barras de los productos enviados cambia el estado del producto para este cliente. Si hasta el martes no se han procesado los productos todavía, el Workflow envía un aviso a una estancia superior.
3. El motor de Workflow, además, consulta dónde se fabrica cada producto, de modo que actualiza también automáticamente la planificación para cada centro de producción, y envía los emails con la información de los productos pedidos a cada una de las empresas subcontratadas.
4. A partir de este momento el sistema de Workflow consulta la base de datos los lunes y miércoles para verificar si ha entrado la mercancía en el almacén para este mayorista y, en caso afirmativo, repite los pasos 1 y 2. Si pasado un plazo definido no se ha recibido la mercancía en el almacén, el sistema ejecuta los procesos definidos para cada caso. P.e. enviar un email de recuerdo a las empresas subcontratadas, y en segundo lugar a la instancia superior. Para que esto funcione se actualiza la base de datos, a través de la lectura de los códigos de barras de cada producto, cuando este entra en el almacén. En el caso de las empresas subcontratadas, se digitaliza el albarán y se extrae la información para actualizar el stock.
5. Naturalmente, también la facturación y los pagos de facturas aprovechan la información del proceso almacenado en la base de datos del sistema Workflow.
   Cuando el importe de la mercancía enviada supera cierto límite, se genera automáticamente una factura para una serie de envíos. Por otro lado, cuando llega la factura de la empresa subcontratada, se comparan automáticamente los datos del albarán correspondiente y, si no hay discrepancias, se envía un email al responsable para la aprobación de pagos. La aprobación, a su vez, genera el envío de otro email para avisar del pago pendiente.

Como hemos visto, el proceso de pedido y entrega de mercancías afecta a varios departamentos internos y a partes externas de la empresa. Es un Workflow relativamente complejo y en gran parte automatizado. Podría automatizarse más si los clientes efectuasen los pedidos directamente desde una aplicación en Internet. Y todo ello, sin modificar el flujo de trabajo definido en el motor de Workflow. 

El laboratorio debe pagar a las dos empresas que tiene subcontratadas, para la limpieza de los edificios la seguridad. Para ello aprovecha módulos de los flujos de trabajo ya definidos, agilizando, de esta manera, los trámites necesarios y aumentando la eficiencia de la empresa. Otros muchos procesos pueden beneficiarse de la implantación del Workflow. 

Pixelware le ofrece una solución, basada en componentes de Workflow, cuyas ventajas principales se centran en el aumento del rendimiento y la productividad del trabajo de su empresa, un incremento en el control del proceso a través de un seguimiento de los flujos de trabajo de la empresa y una mayor agilidad de todos los procesos de negocio.

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