GROUPWARE

Software colaborativo o groupware se refiere al conjunto de programas informáticos que integran el trabajo en un sólo proyecto con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo, conectadas a través de una red (internet o intranet).

(workgroup productivity software, programa informático colaborativo). Tipo de programa informático que ayuda a un grupo de usuarios vinculados en una LAN, a organizar sus actividades.

Generalmente, un groupware soporta las siguientes operaciones:
* Listado de reuniones y asignación de recursos.
* E-mail
* Protección de documentor por contraseñas
* Utilidades telefónicas
* Hojas informativas electrónicas
* Distribución de archivos

Algunos ejemplos de groupwares son:
* TalkAndWrite - simula la interacción de dos personas que trabajan una al lado de la otra en un documento en común.
* Kolab - soporta correo, directorio, agenda, etc.
* Mediawiki - es el programa que utiliza la enciclopedia Wikipedia.
* Jabber - Sistema de mensajería instantánea.
* Isabel - Sistema de videoconferencia distribuido y en grupo.
* Coneix - Intranet para la gestión de proyectos implementada en PHP y MySQL.
* Moodle - aplicación educativa para la gestión de cursos.

 Generalmente, un groupware soporta las siguientes operaciones:

* Listado de reuniones y asignación de recursos.
* E-mail
* Protección de documentor por contraseñas
* Utilidades telefónicas
* Hojas informativas electrónicas
* Distribución de archivos

Algunos ejemplos de groupwares son:
* TalkAndWrite - simula la interacción de dos personas que trabajan una al lado de la otra en un documento en común.
* Kolab - soporta correo, directorio, agenda, etc.
* Mediawiki - es el programa que utiliza la enciclopedia Wikipedia.
* Jabber - Sistema de mensajería instantánea.
* Isabel - Sistema de videoconferencia distribuido y en grupo.
* Coneix - Intranet para la gestión de proyectos implementada en PHP y MySQL.
* Moodle - aplicación educativa para la gestión de cursos.

 Tipos de colaboración

El software colaborativo se puede dividir en tres categorías : herramientas de colaboración-comunicación, herramientas de conferencia y herramientas de gestión colaborativa o en grupo.

• Herramientas de comunicación electrónica que envían mensajes, archivos, datos o documentos entre personas y facilitan la compartición de información (colaboración asíncrona), como por ejemplo:
• Correo electrónico.
• Correo de voz.
• Publicación en web.
• Herramientas de conferencia que facilitan la compartición de información, de forma interactiva (colaboración síncrona), como por ejemplo:
• Conferencia de datos - PC en red que comparten un espacio de presentación compartido que cada usuario puede modificar.
• Conferencias de voz - teléfonos que permiten interactuar a los participantes.
• Conferencias de video (o audio conferencia) - PC en red que comparten señales de audio o video.
• Salas de chat o mensajería instantánea - una plataforma de discusión que facilita el intercambio inmediato de mensajes.
• Sistemas para facilitar reuniones - un sistema de conferencias integrado en una sala. Estas salas suelen disponer de un avanzado sistema de sonido y presentación que permite una mejor interacción entre participantes en una misma sala o entre salas separadas. Ejemplos de ello son los sistemas de soporte a decisiones.
• Herramientas de gestión colaborativa que facilitan las actividades del grupo, como por ejemplo:
• Calendarios electrónicos - para acordar fechas de eventos automáticamente y enviar notificaciones y recordatorios a los participantes.
• Sistemas de gestión de proyectos - para organizar y hacer seguimiento de las acciones en un proyecto hasta que se finaliza.
• Sistemas de control de flujo de actividad - para gestionar tareas y documentos en un proceso organizado de forma estructurada (burocracia).
• Sistemas de gestión del conocimiento - para recoger, organizar, gestionar y compartir varios tipos de información.
• Sistemas de soporte a redes sociales - para organizar las relaciones de colectivos.

 Beneficios

Groupware se puede utilizar para comunicarse, para cooperar y para coordinar. Las actividades de comunicación y coordinación de los miembros del equipo son facilitadas por las tecnologías que tienden un puente sobre las diferencias de tiempo, espacio, y el nivel de ayuda del grupo.

Algunos beneficios que se buscan al implementar groupware para el trabajo en proyectos son: el groupware estimula la cooperación dentro de una organización y ayuda a las personas a comunicarse y colaborar en proyectos comunes; el groupware coordina gente y procesos; el groupware ayuda a definir el flujo de documentos y después definen el trabajo que se debe hacer para terminar un proyecto; el groupware proporciona los usuarios una manera única para compartir información, construyéndola en documentos estructurados. El documento se convierte entonces en el lugar central en donde se almacena la información compartida.

Idealmente, el groupware debe poder ayudar a cada persona en un proyecto de colaboración a realizar su trabajo en específico de una manera más eficiente. La carencia de una "estructuración explícita de la organización " es al mismo tiempo tanto una desventaja como una ventaja. Es desventajosa porque el groupware tradicional no tiene ningún “gancho” para integrar la información de los procesos de negocio, lo cual es importante para integrar los recursos y los procesos. La ventaja de la carencia de la información explícita de la estructura de organización es por un lado, el hecho de que tales sistemas se pueden utilizar en todos los ajustes de organización sin muchos esfuerzos anteriores de configuración en la una mano y en segundo lugar éste conduce a incrementar la flexibilidad del personal, como lo demuestra la proliferación del uso de los sistemas de correo electrónico en trabajo en equipo.

WORKFLOW

WORKFLOW


Definicion:

Concepto que se aplica a la gestión informática automatizada de los diferentes procesos que ha de seguir un documento dentro de una organización. Por ejemplo, en el caso de facturas de proveedores, un workflow permitiría con tan solo digitalizar cada factura, que éstas se enviasen de forma automática a la persona o personas encargadas de su revisión y aprobación, se devolviesen si no se aprueban a quien se encargue de su reclamación, se enviasen si se aprueban a la persona que gestiona los pagos, y se archivase cuando se haya realizado todo el proceso.

http://es.wikipedia.org

http://www.pixelware.com

http://www.workflow.com.mx/

Caracteristicas:

Se pueden distinguir tres tipos de actividad:

Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo.

Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final.

Actividades de coordinación.

Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información

Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos

Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan

Facilitar la movilidad del personal

Soportar procesos de reingeniería de negocio

Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución

VENTAJAS

Según los procesos de negocio que implantemos en la empresa los beneficios de los flujos de trabajo pueden ser:

• Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatización de muchos procesos de negocio.
• Mejora del control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo.
• Mejor atención y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes.
• Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades empresariales.
• Optimización de la circulación de información interna con clientes y proveedores.
• Integración de procesos empresariales.

Los sistemas de Workflow o de flujo de trabajo, también conocidos como BPMS (Business Process Management Systems / Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio) tienen el objetivo de acercar personas, procesos y máquinas, ahorrando tiempo y acelerando la realización del trabajo.
Facilitan también la automatización de los flujos de trabajo entre procesos, pudiendo integrar estos en la empresa de acuerdo a unas estrategias concretas. 

http://es.wikipedia.org

http://www.pixelware.com

http://www.workflow.com.mx/

Ejemplo de Workflow: Un flujo de trabajo de una empresa

Veamos cómo un importante laboratorio farmacéutico ubicado en Barcelona se beneficia del Sistema de Workflow en sus procesos de negocio. 
Esta empresa, cuya oficina principal se encuentra en el centro de Barcelona, posee varios locales y dos centros de producción en el extrarradio de la ciudad. 

El laboratorio subcontrata tres empresas para la fabricación de ciertos componentes de su gama de productos y dos empresas externas para la limpieza de sus instalaciones y el servicio de seguridad. 

Como es de esperar, el laboratorio tiene una gran variedad de procesos de negocio y producción, que abarcan desde flujos de trabajos manuales y sencillos hasta procesos de negocios complejos e interrelacionados. Algunos únicamente se describen como procedimientos de trabajo manuales, pero la gran mayoría se definen de manera centralizada en su motor de Workflow, automatizando al máximo su ejecución y control. 

Vamos a centrarnos en un ejemplo simplificado, partiendo de un pedido proveniente de un mayorista. 

A este laboratorio entran documentos de muy diverso tipo; sobre todo en papel, por lo que lo primero que debe hacer la empresa es digitalizar toda la información que le llegue y capturar los datos importantes, para así almacenarlos y archivarlos en un formato capaz de ser leído por otros programas. Para poder permitir una gestión controlada, cada ubicación escanea los documentos localmente, extrae información predefinida y se almacena en la base de datos central de su motor de Workflow. 

No queremos decir que haya que digitalizar toda la documentación de la empresa, tanto interna como externa, sino que deben/pueden digitalizarse únicamente la información necesaria, para su posterior gestión, automatización y optimización permitiendo así un seguimiento completo de su flujo de trabajo. 

En nuestro caso, el formulario de pedido está estandarizado y, al digitalizarlo, se puede extraer automáticamente la información necesaria, así como el número de mayorista, los productos y las cantidades pedidas. A este mayorista se le envía la mercancía los martes y jueves de cada semana. Hoy es lunes. 

1. El sistema de Workflow consulta las existencias en el stock. 
   A los productos que hay en almacén les resta los pedidos y los marca como reservados para este cliente.
2. A continuación la aplicación envía un email al departamento de envío de mercancías. Este, por su parte, procesa el envío consultando los productos marcados para este mayorista, genera el albarán automáticamente y prepara el envío para el martes. La lectura de los códigos de barras de los productos enviados cambia el estado del producto para este cliente. Si hasta el martes no se han procesado los productos todavía, el Workflow envía un aviso a una estancia superior.
3. El motor de Workflow, además, consulta dónde se fabrica cada producto, de modo que actualiza también automáticamente la planificación para cada centro de producción, y envía los emails con la información de los productos pedidos a cada una de las empresas subcontratadas.
4. A partir de este momento el sistema de Workflow consulta la base de datos los lunes y miércoles para verificar si ha entrado la mercancía en el almacén para este mayorista y, en caso afirmativo, repite los pasos 1 y 2. Si pasado un plazo definido no se ha recibido la mercancía en el almacén, el sistema ejecuta los procesos definidos para cada caso. P.e. enviar un email de recuerdo a las empresas subcontratadas, y en segundo lugar a la instancia superior. Para que esto funcione se actualiza la base de datos, a través de la lectura de los códigos de barras de cada producto, cuando este entra en el almacén. En el caso de las empresas subcontratadas, se digitaliza el albarán y se extrae la información para actualizar el stock.
5. Naturalmente, también la facturación y los pagos de facturas aprovechan la información del proceso almacenado en la base de datos del sistema Workflow.
   Cuando el importe de la mercancía enviada supera cierto límite, se genera automáticamente una factura para una serie de envíos. Por otro lado, cuando llega la factura de la empresa subcontratada, se comparan automáticamente los datos del albarán correspondiente y, si no hay discrepancias, se envía un email al responsable para la aprobación de pagos. La aprobación, a su vez, genera el envío de otro email para avisar del pago pendiente.

Como hemos visto, el proceso de pedido y entrega de mercancías afecta a varios departamentos internos y a partes externas de la empresa. Es un Workflow relativamente complejo y en gran parte automatizado. Podría automatizarse más si los clientes efectuasen los pedidos directamente desde una aplicación en Internet. Y todo ello, sin modificar el flujo de trabajo definido en el motor de Workflow. 

El laboratorio debe pagar a las dos empresas que tiene subcontratadas, para la limpieza de los edificios la seguridad. Para ello aprovecha módulos de los flujos de trabajo ya definidos, agilizando, de esta manera, los trámites necesarios y aumentando la eficiencia de la empresa. Otros muchos procesos pueden beneficiarse de la implantación del Workflow. 

Pixelware le ofrece una solución, basada en componentes de Workflow, cuyas ventajas principales se centran en el aumento del rendimiento y la productividad del trabajo de su empresa, un incremento en el control del proceso a través de un seguimiento de los flujos de trabajo de la empresa y una mayor agilidad de todos los procesos de negocio.

http://es.wikipedia.org

http://www.pixelware.com

http://www.workflow.com.mx/

E-COMMERCE

E-COMMERCE

Qué es?

El Comercio Electrónico o E-Commerce consiste principalmente en la distribución, compra, venta, marketing y suministro de información de productos o servicios a través de Internet. Poder tener nuestro negocio disponible en Internet las 24 hs del día y accesible desde cualquier parte del mundo, se ha convertido hoy en una herramienta fundamental para potenciar las ventas de las empresas. SmartSales provee soluciones de e-Commerce que le permiten a su Pyme poder promocionar y vender fácilmente sus productos por internet.

Referencias

www.samrtsales.com.ar

Ecommerce-conceptualizacion.blogspot.com

Características

Es único en sus características.
Sus métodos, formas y alcance de los recursos disponibles, son totalmente diferentes al del mundo físico.
Estas diferencias se encuentran en los siguientes puntos

·         Cantidad de usuarios

·         Procedencia y ubicación geográfica.

·         Formas de contacto

·         Rapidez

·         Interactividad

·         Facilidad de administración

·         Costos de gestión

Disponibilidad de horarios En internet no existen fronteras ni leyes o permisos especiales para navegar y contactarse con otros en el mundo.
Es por eso que  nuestro producto y/o servicio puede interesar y llegar a personas que antes ni siquiera hubiésemos imaginado poder contactar.

Formas de contacto:
Por medio del correo electrónico, la forma de contactarse con los usuarios se hace simple, casi gratis, rápida y automáticamente.
Sin grandes esperas, eliminando gastos de comunicación y personal especifico encargado, producto de la utilización de fax, teléfono, correo tradicional y/o traslados, el e-mail enviado manualmente o automáticamente en cuestión de segundos por los autor respondedores de correo electrónico, establecen instantáneamente el contacto necesario con el visitante de nuestro sitio web no importa en qué lejano, o no, rincón del planeta se encuentre.
Costo casi gratis, personal requerido uno, o ninguno como dijimos anteriormente si tenemos contestador automático de correo.
Este es otro punto sin comparación alguna con las formas tradicionales del comercio. En internet podemos estar las 24 horas del día, los 365 días del año con "atención al público" interesado en nuestro producto y/o servicio.

Pagina web mediante y en cualquier momento, todo visitante puede informarse y conocernos sin necesidad de enviarle folletos, publicaciones, fotos, etc. luego comprar solo con un "clic" aquí y otro allá y nuestro sitio interactivo y automatizado hará todo el trabajo de informar, de contacto, venta, cobro y hasta de envío si vendemos un producto o servicio digital que pueda ser enviado por la red.

Rapidez:
Otro punto a favor del comercio electrónico, es la velocidad de contacto y comunicación que se logran en la red debido al uso principalmente del correo electrónico, el chat y las videoconferencias.
Estas herramientas hacen más efectivas y directas las relaciones usuario (cliente)/vendedor y por consiguiente mayor posibilidad de cerrar la venta antes de "enfriarse" el interés inicial del visitante.

Interactividad:
La interactividad que los usuarios pueden llegar a tener en mayor o menor medida, según el diseño de la página es uno de los principales recursos utilizados en la red y punto de atracción de los navegantes que desean y buscan participar en ellas.
Esta forma de participación, patrimonio del mundo digital, es uno de los pilares básicos en los cuales se apoya el crecimiento y éxito de internet.

Facilidad de Administración:
La administración de un emprendimiento digital está al alcance de cualquier persona, que con conocimientos básicos del manejo de una computadora y del uso de internet (principalmente del correo electrónico, herramienta primordial para el e-commerce) puede administrar la venta de un producto y/o servicio por la red.
Estos son los puntos básicos más importantes para iniciar un negocio electrónico y tener posibilidades de éxito:
- Crear una página web: Esta puede ser sencilla en el diseño, pero su contenido debe ser muy bueno...
- Un nombre de dominio propio
- Un buen proveedor de hospedaje para el sitio
- Una organizada y selectiva campaña de marketing en internet (off-line también).

Costos de la gestión:
Aquí también el comercio virtual corre con muchas ventajas a favor.
Los costos de mantenimiento y gestión de un negocio/empresa en internet es casi nada comparado a los necesarios en un comercio tradicional, donde los costos fijos para su funcionamiento son elevados y variados, dependiendo de la envergadura e importancia de la empresa.
En cambio con una PC, conexión a internet, los costos del servicio de hospedaje de la pagina (desde los u$s 8 por mes), los u$s 35 dólares al año por el registro del nombre de dominio y una persona con algunas horas de dedicación al día, puede llegar a manejar sin inconvenientes un comercio virtual hasta con importantes volúmenes de venta, que en el mundo físico necesitaría de una infraestructura bien organizada, con costos económicos de mantenimiento y funcionamiento elevados, como así de varias personas encargadas a tal fin.

Disponibilidad de horarios:
Una de las ventajas propias de "trabajar" en internet es no estar obligado y/o atado a un predeterminado horario y cumplirlo al pie de la letra al minuto exacto, como pasa en el mundo comercial y laboral real, donde si o si el cumplimiento de un horario fijo es una de las reglas tradicionales a cumplir. Este requisito se cumple con más exactitud en los comercios donde  la "atención al cliente" es primordial.
En internet, no pasa lo mismo, si bien es imprescindible dedicar algunas horas al día para aplicar un plan de marketing desarrollado y organizado especialmente para la red digital, con la finalidad de hacernos conocer, este tiempo podemos invertirlo en las horas del día que decidamos o podamos hacerlo. No estamos atados  a cumplir un horario estricto.

Referencias

Lawebdelemprendedor.com.ar

www.atnova.com

VENTAJAS

Publicidad: El sitio funciona como un anuncio permanente y fácilmente actualizable de la compañía. Además, cuando alguien busque los artículos que usted vende en un directorio o buscador de Internet, encontrará su sitio.

Información: Provee información detallada y actualizada de los productos que usted ofrece, incluyendo precios, especificaciones, descripciones y fotos.

Marketing: Su empresa proyectará una imagen de vanguardia en tecnología y servicio al ofrecer servicios interactivos y ventas en línea en lugar de páginas estáticas.

Nuevos Mercados: Clientes potenciales de otros países, o de su mismo país pero en otras ciudades, o incluso de pequeños pueblos, no tienen acceso a los productos que usted vende. Estarán felices de poder comprarlos sin tener que trasladarse.

Facilidad de compra: Para sus clientes actuales, el poder comprar desde la comodidad de su hogar durante las 24 horas y recibir el pedido a domicilio constituye un importante valor agregado.

Soporte a clientes: Las dudas y aclaraciones, el soporte técnico, el estado de pedidos, etc. se suministran en forma más efectiva y eficientemente por medio de su sitio.

Listo para el futuro: Las ventas en línea son ya una realidad, pero es indudable que en los próximos años se incrementarán a un ritmo acelerado. ¡Usted ya estará listo y con experiencia suficiente!. Disfrute la tranquilidad de saber que el futuro está a su favor, y no en su contra.

 Referencias

Datamasters.com.ar

Regeecommerse.blogspot.com

Desventajas:

Otro dolor de cabeza: Tener un sitio de comercio en línea, administrar el programa y el servidor, mantenerse a la vanguardia en tecnología, acordar con los bancos los pagos con tarjeta de crédito por Internet, cuidar la seguridad de la información y protegerse contra hackers implican mucho esfuerzo y dolores de cabeza. Nosotros elegimos tenerlos para evitárselos a usted.

Es muy costoso: Vender en línea solía ser muy costoso, con soluciones de cientos de miles de dólares que se recuperaban en varios años. Con nuestras soluciones es más económico que poner un local físico.

Aún no es el momento: Esto depende del producto que usted ofrece. Muchas compañías ganan millones de dólares a través de Internet. Pero aún cuando inicialmente no fuera un gran negocio, las ventajas de publicidad, marketing y preparación para el futuro justifican la inversión.

Incompatibilidad: Las soluciones para comercio en línea están en otros idiomas, no aceptan mi formato de base de datos, no se integran al sitio que ya tengo, etc. Nosotros nos adaptamos a usted por lo que la solución será compatible con sus requerimientos.

La Internet es insegura: Toda la información que viaja por Internet, y en particular, la información de crédito de sus clientes, es interceptadle y si no está debidamente encriptado, podría ser utilizada en su perjuicio. Hemos puesto la seguridad de nuestros sistemas como máxima prioridad.

Referencias

Datamasters.com.ar

Regeecommerse.blogspot.com