GROUPWARE

Software colaborativo o groupware se refiere al conjunto de programas informáticos que integran el trabajo en un sólo proyecto con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo, conectadas a través de una red (internet o intranet).

(workgroup productivity software, programa informático colaborativo). Tipo de programa informático que ayuda a un grupo de usuarios vinculados en una LAN, a organizar sus actividades.

Generalmente, un groupware soporta las siguientes operaciones:
* Listado de reuniones y asignación de recursos.
* E-mail
* Protección de documentor por contraseñas
* Utilidades telefónicas
* Hojas informativas electrónicas
* Distribución de archivos

Algunos ejemplos de groupwares son:
* TalkAndWrite - simula la interacción de dos personas que trabajan una al lado de la otra en un documento en común.
* Kolab - soporta correo, directorio, agenda, etc.
* Mediawiki - es el programa que utiliza la enciclopedia Wikipedia.
* Jabber - Sistema de mensajería instantánea.
* Isabel - Sistema de videoconferencia distribuido y en grupo.
* Coneix - Intranet para la gestión de proyectos implementada en PHP y MySQL.
* Moodle - aplicación educativa para la gestión de cursos.

 Generalmente, un groupware soporta las siguientes operaciones:

* Listado de reuniones y asignación de recursos.
* E-mail
* Protección de documentor por contraseñas
* Utilidades telefónicas
* Hojas informativas electrónicas
* Distribución de archivos

Algunos ejemplos de groupwares son:
* TalkAndWrite - simula la interacción de dos personas que trabajan una al lado de la otra en un documento en común.
* Kolab - soporta correo, directorio, agenda, etc.
* Mediawiki - es el programa que utiliza la enciclopedia Wikipedia.
* Jabber - Sistema de mensajería instantánea.
* Isabel - Sistema de videoconferencia distribuido y en grupo.
* Coneix - Intranet para la gestión de proyectos implementada en PHP y MySQL.
* Moodle - aplicación educativa para la gestión de cursos.

 Tipos de colaboración

El software colaborativo se puede dividir en tres categorías : herramientas de colaboración-comunicación, herramientas de conferencia y herramientas de gestión colaborativa o en grupo.

• Herramientas de comunicación electrónica que envían mensajes, archivos, datos o documentos entre personas y facilitan la compartición de información (colaboración asíncrona), como por ejemplo:
• Correo electrónico.
• Correo de voz.
• Publicación en web.
• Herramientas de conferencia que facilitan la compartición de información, de forma interactiva (colaboración síncrona), como por ejemplo:
• Conferencia de datos - PC en red que comparten un espacio de presentación compartido que cada usuario puede modificar.
• Conferencias de voz - teléfonos que permiten interactuar a los participantes.
• Conferencias de video (o audio conferencia) - PC en red que comparten señales de audio o video.
• Salas de chat o mensajería instantánea - una plataforma de discusión que facilita el intercambio inmediato de mensajes.
• Sistemas para facilitar reuniones - un sistema de conferencias integrado en una sala. Estas salas suelen disponer de un avanzado sistema de sonido y presentación que permite una mejor interacción entre participantes en una misma sala o entre salas separadas. Ejemplos de ello son los sistemas de soporte a decisiones.
• Herramientas de gestión colaborativa que facilitan las actividades del grupo, como por ejemplo:
• Calendarios electrónicos - para acordar fechas de eventos automáticamente y enviar notificaciones y recordatorios a los participantes.
• Sistemas de gestión de proyectos - para organizar y hacer seguimiento de las acciones en un proyecto hasta que se finaliza.
• Sistemas de control de flujo de actividad - para gestionar tareas y documentos en un proceso organizado de forma estructurada (burocracia).
• Sistemas de gestión del conocimiento - para recoger, organizar, gestionar y compartir varios tipos de información.
• Sistemas de soporte a redes sociales - para organizar las relaciones de colectivos.

 Beneficios

Groupware se puede utilizar para comunicarse, para cooperar y para coordinar. Las actividades de comunicación y coordinación de los miembros del equipo son facilitadas por las tecnologías que tienden un puente sobre las diferencias de tiempo, espacio, y el nivel de ayuda del grupo.

Algunos beneficios que se buscan al implementar groupware para el trabajo en proyectos son: el groupware estimula la cooperación dentro de una organización y ayuda a las personas a comunicarse y colaborar en proyectos comunes; el groupware coordina gente y procesos; el groupware ayuda a definir el flujo de documentos y después definen el trabajo que se debe hacer para terminar un proyecto; el groupware proporciona los usuarios una manera única para compartir información, construyéndola en documentos estructurados. El documento se convierte entonces en el lugar central en donde se almacena la información compartida.

Idealmente, el groupware debe poder ayudar a cada persona en un proyecto de colaboración a realizar su trabajo en específico de una manera más eficiente. La carencia de una "estructuración explícita de la organización " es al mismo tiempo tanto una desventaja como una ventaja. Es desventajosa porque el groupware tradicional no tiene ningún “gancho” para integrar la información de los procesos de negocio, lo cual es importante para integrar los recursos y los procesos. La ventaja de la carencia de la información explícita de la estructura de organización es por un lado, el hecho de que tales sistemas se pueden utilizar en todos los ajustes de organización sin muchos esfuerzos anteriores de configuración en la una mano y en segundo lugar éste conduce a incrementar la flexibilidad del personal, como lo demuestra la proliferación del uso de los sistemas de correo electrónico en trabajo en equipo.